вторник, 5 ноября 2019 г.

Кому же доверить ведение бухучета на аутсорсе?



С необходимостью выбора надежной компании или бухгалтера-предпринимателя для ведения бухгалтерского учета на вашем предприятии сталкивается каждый руководитель или учредитель предприятия. Выбор претендентов  большой. Из опыта знаю, что чем больше выбор тем труднее остановиться на ком-то одном. «Бывалые» советуют руководствоваться в этом случае советами партнеров, которым доверяете. Порой личные ощущения тоже подскажут вам, комфортно ли вам будет работать с таким партнером. 
Я не рассматриваю здесь сотрудничество с главным бухгалтером по трудовому договору, т.к. по умолчанию будем считать, что нашли эту статью те, кто уже понимает преимущества  аутсорсинга в сфере бухгалтерского учета.
В этой статье я сформулирую основные принципы, которыми стоит  руководствоваться при выборе бухгалтера для своего предприятия  на условиях аутсорсинга и дам вам несколько дополнительных советов от специалиста, работающего в сфере оказания бухгалтерских услуг на условиях аутсорсинга более 10 лет. Руководствуясь ими вы сможете достаточно профессионально сделать свой выбор главного бухгалтера для вашего предприятия. Ведь выбор бухгалтера порой равноценен выбору жены (мужа). Только вот времени на знакомство и общение с партнером не так уж и много. 

Итак, какие вопросы Вам следует обсудить с будущей бухгалтерской фирмой партнером?

1.       Компания или бухгалтер-фрилансер.
Оба варианта имеют право на существование и у каждого из них есть свои преимущества и недостатки.
1)      Вид договора и срок оказания услуг:
·       Заключается ли гражданско-правовой договор?
·       Это договор на оказание разовой услуги бухгалтера  или на бухгалтерское сопровождение на основании длительной кооперации?
·       Срок действия договора?
·       Какие условия расторжения договора?
·       Обязанности сторон при расторжении договора.
·       Ответственность сторон после расторжения договора.

2)      Объем и виды заказываемых услуг:
·       Полное ведение бухгалтерского и налогового учета от обработки первичных документов до расчета финансового результата и налогов, подготовка и сдача отчетов во все инстанции.
·       Выполнение отдельных функций в системе бухгалтерского учета вашего предприятия, например, обязанностей главного бухгалтера по проверке правильности обработки в программе первичных документов, формированию финансового результата, расчету налогов, подготовке и сдаче отчетов или ведение отдельных участков бухгалтерского учета.
·       Подготовка отчетов только на основании предоставленной  вами информации (цифр).
·       Подготовка документов, отчетов на основании предоставленных вами данных с одновременной проверкой их  достоверности и соответствия требованиям законодательства, правильности отражения в учете.
·       Обработка готовых первичных документов в программе, формирование финансового результата, подготовка отчетов.
·       Создание и обработка в программе готовых первичных документов, формирование финансового результата, подготовка необходимых документов, отчетов.
3)      Стоимость услуг (цена единицы услуги, затраты времени работы бухгалтера):
·       Стоимость услуг бухгалтера состоит из:
- абонентской платы;
- абонплаты и дополнительных платежей, которые рассчитываются в зависимости от объема фактически оказанных услуг и тарифа стоимости за единицу услуги или затрат времени;
- произвольного платежа, который зависит от факта оказания услуг и её стоимости.
·       Какая информация о стоимости услуг фиксируется в договоре?
·       Являются ли тарифы стоимости бухгалтерских услуг унифицированными в отношении всех заказчиков или цена бухгалтерских услуг согласовывается с каждым заказчиком отдельно?
·       Какие тарифы в отношении единицы услуги или стоимости 1 часа работы специалиста применяются исполнителем?
·       Как подсчитываются затраты времени бухгалтера на оказание определенной услуги? По факту или у исполнителя существуют единые тарифы?
·       Может ли меняться стоимость бухгалтерских услуг и что является основанием для этого?
4)      О предприятии или предпринимателе (период работы в сфере оказания бухуслуг, страхование профессиональной деятельности, заказчики бухгалтерских услуг):
·       Как долго исполнитель (непосредственно это предприятие или предприниматель) работают в сфере оказания бухуслуг  на условиях аутсорсинга в Республике Беларусь.
·       Страхуется ли профессиональная деятельность сотрудников и как долго?
·       Какие ошибки бухгалтера застрахованы и на какую сумму?
·       Была ли такая ситуация, что исполнитель менял страхователя в процессе своей деятельности и по какой причине?
·       Если да, то будут ли застрахованы риски по деятельности исполнителя в период страхования у предыдущего страхователя и на какой срок они застрахованы?
·       Были ли случаи страховых выплат и на какую сумму за весь период страхования профессиональной деятельности?
·       Может ли исполнитель предоставить информацию о заказчиках своих услуг, осуществляемых ими видах деятельности, контактную информацию для получения отзыва о сотрудничестве со стороны заказчика?
5)      Специалисты (профессиональное образование, стаж по специальности, опыт работы):
·       Какое профильное образование у сотрудников компании или фрилансера?
·       Сколько сотрудников компании имеют профильное образование?
·       Какой стаж работы по специальности «бухгалтерский учет» имеется у сотрудника/ов?
·       Какой максимальный стаж работы по специальности и сколько сотрудников его имеют?
·       Есть ли у претендентов опыт ведения бухучета на предприятиях вашей сферы деятельности?
·       Каким образом специалисты повышают свою квалификацию?
·       Какой информационно-правовой базой пользуются в процессе оказания услуг?
6)      Персонализация и коммуникация:
·       Кто будет уполномочен выполнять обязанности главного бухгалтера на вашем предприятии?
·       Будет ли он внесен налоговыми органами в качестве главного бухгалтера в регистры вашего предприятия?
·       Кто из специалистов будет обрабатывать первичные учетные документы в программе?
·       Кто из специалистов будет непосредственно общаться с заказчиком услуги?
·       Каким образом будет построено общение главного бухгалтера с уполномоченным специалистом или руководством заказчика?
·       Какими средствами коммуникации пользуется исполнитель в процессе оказания услуги?
·       Как организована взаимозаменяемость специалистов, работающих в интересах заказчика услуги в непредвиденных ситуациях?
·       Кто сможет оказать необходимую оперативную консультацию заказчику?
7)      Передача документов, доступность информации о выполненной работе:
·       Каким образом заказчик может контролировать правильность и достоверность ведения бухгалтерского учета?
·       Есть ли возможность постоянного онлайн доступа к бухгалтерской программе для контроля и отслеживания оперативной информации о дебиторской и кредиторской задолженности?
·       Каким образом будут передаваться первичные документы от заказчика к исполнителю и за счет кого будет организована эта передача?
·       Когда, каким образом и в каком виде эти первичные документы будут возвращены заказчику?
8)      Автоматизация процесса оказания бухуслуг:
·       Какие программные продукты для ведения бухгалтерского учета использует в своей работе исполнитель и кто разработчик этих программ?
·       Может ли заказчик получить бесплатно доступ к своей бухгалтерской программе для самостоятельного создания и обработке в программе отдельных первичных документов?
·       Является ли бухгалтерская программа лицензионной и обновляется ли она у поставщика?
·       Будет ли передана заказчику архив (выгрузка) бухгалтерской  программы после окончания договора на оказание бухгалтерских услуг?
·       Необходимо ли будет заказчику после расторжения договора приобретать лицензию у официального поставщика, если он решит продолжать вести учета в ней самостоятельно, или поставщик не запрещает использование программы без лицензии?

На этом пока остановимся.
В следующий раз поговорим о том, как не ошибиться и не попасть в зависимость (кабалу) к бухгалтеру фрилансеру или бухгалтерской компании.
Если вы уже сотрудничаете с кем-то в сфере оказания бухгалтерских услуг, то моя следующая статья будет вам полезна тоже.

Удачи всем в этом нелегком деле - выборе Настоящего Главного Бухгалтера для своего предприятия!

пятница, 16 августа 2019 г.

Документальное оформление сделок продажи товаров через интернет-магазин



Идея организовать бизнес в виде интернет-магазина посещает не одну светлую голову. И вроде бы все просто - сделал сайт, провел грамотную рекламную компанию, заключил с оптовым складом договор на покупку у них товаров, продаешь товар розничному потребителю с надбавкой и считаешь свою прибыль.
Но часто предприниматели сталкиваются с незнанием правил такой торговли, требований законодательства РБ к документальному оформлению таких сделок и начинают действовать интуитивно, руководствуясь собственным опытом, советами друзей, знакомых. Не всякий заморачивается глубоким анализом требований действующего законодательства РБ в части оформления сделок в этой сфере деятельности.
Вскоре престраховщик «зарастет» бумагами, оформление которых будет отвлекать его от основной работы, а пофигист столкнется с множеством проблем, одной из которых будет необходимость восстановить документы или соглашаться на то, что контролирующие органы в очередной раз опустошат его кошелек на n-ную сумму.
В этой статье мы сделали подборку информации из непосредственно нормативных документов, официальных ответов уполномоченных органов, нормативно-правовой базы «Консультант Плюс» по правильному оформлению сделки и документов в торговле через интернет-магазин, сделали краткое заключение по поводу представленной здесь информации.  
Прошу заметить, что это не исчерпывающая информация по этой теме, а всего лишь краткая подборка. Но надеюсь, она поможет сформировать у вас общее представление по этой теме и позволит правильно организовать свой бизнес.   
Например, организация реализует товары физическим лицам через интернет-магазин с  доставкой покупателям собственным транспортом или работниками организации нарочно.
В данном случае доставка товара, проданного через интернет-магазин, оформляется ТТН или ТН. Покупателю выдается кассовый чек, а также может выдаваться иной документ, подтверждающий факт приобретения товара.
С 1 октября 2017 г. на законодательном уровне установлен порядок оформления накладных при продаже товаров через интернет-магазин.
При осуществлении торговли через интернет и доставке товаров покупателю (покупателям) с использованием автомобильного транспорта как по договорам автомобильной перевозки груза, так и собственным транспортом, заполняется  ТТН (ч.5 п.1 Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, утв. постановлением Минфина от 30.06.2016 N 58).
При доставке товаров с использованием автомобильного транспорта в пределах населенного пункта покупателям интернет-магазина (в качестве покупателя имеются в виду физические лица, приобретающие товары для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью) организацией - продавцом интернет-магазина может заполняться одна накладная ТТН на весь одновременно перевозимый одним автомобилем в пределах населенного пункта товар.
 При доставке товара одним автомобилем в разные населенные пункты организацией - продавцом интернет-магазина на доставку товара в каждый населенный пункт заполняется отдельная накладная ТТН. При этом в строке "Грузополучатель" ТТН указываются наименование и адрес организации, осуществляющей доставку товара, в строку "Пункт разгрузки" ТТН может вноситься запись о наименовании населенного пункта без указания точного адреса (месторасположения) покупателя интернет-магазина (ч.18 п.3 Инструкции N 58.)
При осуществлении интернет-торговли и доставке товаров без использования автомобильного транспорта в пределах населенного пункта покупателю интернет-магазина организацией - продавцом интернет-магазина может составляться одна ТН на весь перемещаемый в пределах населенного пункта товар. При этом в строке "Грузополучатель" ТН указываются наименование и адрес организации, осуществляющей доставку товара. В ТН может быть введена строка "Пункт доставки", в которой прописывается наименование населенного пункта без указания точного адреса (месторасположения) покупателя интернет-магазина.
Однако это не означает, что накладные должны передаваться покупателям, так как перемещение товаров происходит между юридическим лицом и физическим лицом, приобретающим товар для личного, семейного, домашнего потребления, не связанного с предпринимательской деятельностью. Физическое лицо не ведет складской, оперативный и бухгалтерский учет этих товаров на основании ТН или ТТН. Кроме того, в ряде случаев это технически невозможно, так как по одной ТТН может доставляться несколько товарных позиций различным покупателям. Следовательно, у продавца возникает необходимость в оформлении иных документов, подтверждающих факт приобретения товара покупателями.
Намерение покупателя приобрести товар должно быть подтверждено договором, заключенным сторонами. Предусмотрены несколько форм заключения договора (ч.1 п.14 Правил продажи товаров при осуществлении розничной торговли по образцам, утв. постановлением Совмина от 15.01.2009 N 31 (далее - Правила N 31):
- путем составления документа, подписанного сторонами;
- путем передачи покупателем сообщения о намерении приобрести товар посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что сообщение исходит от покупателя (публичная оферта);
- иная форма, не запрещенная законодательством (например, устная форма).
Думаю, что публичная оферта с отсылкой в части номенклатуры к заказу, созданному и оплаченному  на сайте, будет лучше всего. 
В договоре должна быть отражена следующая информация: наименование товара, артикул (марка, модель), количество предметов, входящих в комплект приобретаемого товара, цена товара и условия оплаты (абз.4 и 5 ч.2 п.14 Правил N 31).
Договор считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека, иного документа, подтверждающего факт приобретения товара, если иное не предусмотрено законодательством или договором (Ч.1 п.15 Правил N 31)
Факт передачи товара и внесения оплаты покупателем подтверждают кассовый чек и (или) карт-чек (абз.4 ст.1 Закона от 09.01.2002 N 90-З "О защите прав потребителей"; п.34 Инструкции о порядке совершения операций с банковскими платежными карточками, утв. постановлением Правления Нацбанка от 18.01.2013 N 34).
 Кроме того, в случае, если кассовый чек не содержит информации о наименовании продавца и товара, стоимости каждой единицы товара, продавец должен передать покупателю иной документ, содержащий эти необходимые реквизиты (п.1 постановления Минторга от 08.05.2014 N 19 "О порядке оформления документа, подтверждающего факт приобретения товара (выполнения работы, оказания услуги), и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства торговли Республики Беларусь".). Таким документом может быть, например, товарный чек, гарантийный талон и т.п.
Иногда интернет магазины, доставляя товар, используют Ведомость раздачи, где указывается товар, реквизиты покупателя и затем, при получении товара, в ней расписывается покупатель. Автомобили курьеров может проверять Транспортная инспекция и сличать наличие товара с информацией о количестве отгруженного товара по накладной на внутренне перемещение и о доставленном товаре по ведомости раздачи товара покупателям.
Если покупатель рассчитывается наличными и (или) с помощью платежных карточек (с применением платежных терминалов), продавец проводит сумму платы за товары через кассовое оборудование (абз.4 п.2, 3 Положения о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских платежных карточек при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утв. постановлением Совмина и Нацбанка от 06.07.2011 N 924/16 (далее - Положение N 924/16).
Кассир обязан проводить суммы принятых наличных денежных средств и (или) денежных средств при осуществлении расчетов в безналичной форме с использованием банковских платежных карточек через кассовое оборудование. В подтверждение принятия указанных сумм кассир обязан выдать покупателю (потребителю) платежный документ, подтверждающий оплату товара, а также поместить полученные от покупателя наличные денежные средства в ящик для денег кассового оборудования (при его наличии) или иное место аналогичного назначения (ч.1 п.17 Положения N 924/16). Следовательно, торговая организация должна передать кассовый аппарат водителю транспортной организации и (или) работнику предприятия (экспедитору).
Первичный документ на перемещение товара оформляется при отгрузке товаров со склада или торгового объекта работнику, доставляющему товары покупателям интернет-магазина (далее - курьер/экспедитор).
Факт приемки курьером/экспедитором товаров к перевозке или доставке подтверждается его подписью в строке "Товар к перевозке принял" ТТН или в строке "Товар к доставке принял" ТН соответственно.
Подчеркнем, что эта ТТН (ТН) оформляется на транспортировку (доставку) товаров и не является основанием для передачи товаров покупателям и списания их с учета у организации-продавца .
Заполнение такой накладной имеет специфику. Так, в строке "Грузополучатель" указывается организация, осуществляющая перевозку (доставку). В нашем случае - это организация-продавец. Следовательно, и в строке "Грузоотправитель", и в строке "Грузополучатель" указывается одна и та же организация.
Количество оформляемых накладных зависит от количества населенных пунктов, в которые доставляются товары покупателям. Так, на доставку товаров в пределах одного населенного пункта оформляется одна накладная независимо от количества покупателей товаров. Если товары доставляются на одном автомобиле в разные населенные пункты, то на перевозку (доставку) в пределах каждого из таких населенных пунктов заполняется отдельная накладная. При этом в строке "Пункт разгрузки" ТТН в качестве адреса можно указывать только наименование населенного пункта без точного адреса мест доставки. Например, при доставке по разным адресам в пределах Минска, в названной строке ТТН можно указывать "г. Минск". В таком порядке можно заполнять данную строку, даже если товар доставляется одному покупателю.
Отметим также, что при отгрузке экспедитору товаров со склада или торгового объекта осуществляется внутреннее перемещение товаров. (Внутреннее перемещение не является хозяйственной операцией, так как не приводит к изменению активов, обязательств, собственного капитала, доходов, расходов организации )
Необходимость отражения в бухучете внутреннего перемещения зависит от построения аналитического учета на счете 41. Порядок его ведения организация определяет самостоятельно. По требованиям законодательства аналитика на этом счете ведется по наименованиям товаров, а при необходимости - по местам хранения. При отсутствии мест хранения, как в случае с экспедиторами, считаем целесообразным вести аналитику также в разрезе материально ответственных лиц (экспедиторов) (далее - МОЛ). Это позволит иметь оперативные данные об остатках товаров на складе и о товарах, находящихся у экспедиторов. При таком варианте ведения аналитики перемещение товаров между МОЛ отражается в бухучете внутренними записями по счету 41. Документом для отражения такого перемещения может служить ТТН (ТН), оформленная на доставку товаров.
              При реализации товаров по договорам розничной купли-продажи указанные накладные могут не применяться.
При этом продавец может не оформлять ТТН (ТН) на реализацию товаров покупателям-физлицам. Договор розничной купли-продажи считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека, иного документа, подтверждающего факт приобретения товара, если иное не предусмотрено законодательством или договором. В рассматриваемой ситуации кассовые чеки покупателям выдает поверенный по поручению продавца.
Договор считается заключенным с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека, иного документа, подтверждающего факт приобретения товара, если иное не предусмотрено законодательством или договором.
Оплата товаров и услуг при торговле по образцам осуществляется в форме наличного или безналичного расчета в установленном порядке.
При торговле  через интернет-магазин продавец обязан предоставить покупателям возможность расчета за приобретаемый в интернет-магазине товар путем дистанционного перечисления денежных средств, при этом обязательным является обеспечение покупателю возможности оплаты посредством использования банковской платежной карточки, автоматизированной информационной системы единого расчетного и информационного пространства. (ч.3 п.15 в ред. постановления Совмина от 19.06.2015 N 517)
Продавец обязан обрабатывать и хранить в течение двух лет со дня продажи товара информацию по расчетным операциям, предусмотренную в части второй пункта 14 настоящих Правил, с использованием вычислительной техники, размещенной на территории Республики Беларусь. (ч.4 п.15 введена постановлением Совмина от 30.03.2012 N 291)
Покупатель до передачи ему товара вправе отказаться от выполнения договора при условии возмещения продавцу расходов, понесенных в связи с совершением действий по его выполнению.
Передача покупателю приобретенного по образцу товара может быть произведена путем его пересылки почтовым отправлением или перевозки любым видом транспорта с доставкой товара по месту, указанному покупателем в договоре.
Продавец обязан передать товар покупателю в порядке и сроки, установленные в договоре. В случаях, когда договором не определено время доставки товара покупателю, срок доставки определяется в соответствии с законодательством.
Договор считается исполненным с момента доставки товара в место, указанное в договоре, а если место передачи товара договором не определено - с момента доставки товара по месту жительства покупателя или иному указанному им адресу, если иное не предусмотрено законодательством или договором.

Краткое резюме.
- При осуществлении интернет-торговли и доставке товаров с использованием автомобильного транспорта в пределах населенного пункта покупателю (покупателям) - физическим лицам, приобретающим такие товары для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью, организацией-продавцом интернет-магазина может заполняться одна ТТН на весь одновременно перевозимый одним автомобилем в пределах населенного пункта товар.
При доставке товара одним автомобилем в разные населенные пункты организацией-продавцом интернет-магазина на доставку товара в каждый населенный пункт заполняется отдельная ТТН. При этом в строке "Грузополучатель" ТТН указываются наименование и адрес организации, осуществляющей доставку товара, в строке "Пункт разгрузки" ТТН может указываться наименование населенного пункта без указания точного адреса (месторасположения) покупателя интернет-магазина (ч.18 п.3 Инструкции N58).
Таким образом, если курьер на своем автомобиле, который он использует в служебных целях, производит доставку товара покупателям в пределах одного населенного пункта, организация должна выписать одну ТТН. Поскольку автомобиль курьера используется в служебных целях организации, о чем должен быть составлен соответствующий договор между организацией и курьером, в строке "Грузополучатель" должно быть указано название этой организации, в строке "Пункт разгрузки" отражается наименование населенного пункта без указания точного адреса (месторасположения) покупателя интернет-магазина.

- При осуществлении интернет-торговли и доставке товаров без использования автомобильного транспорта в пределах населенного пункта покупателю интернет-магазина организацией-продавцом интернет-магазина может составляться одна ТН на весь перемещаемый в пределах населенного пункта товар. При этом в строке "Грузополучатель" ТН указываются наименование и адрес организации, осуществляющей доставку товара. В ТН может быть введена строка "Пункт доставки", в которую заносится запись о наименовании населенного пункта без указания точного адреса (месторасположения) покупателей интернет-магазина (ч.6 п.4 Инструкции N 58).
Таким образом, если курьер развозит товар покупателям на общественном транспорте, организация должна оформить ТН, в строке "Грузополучатель" будет указано название самой организации, поскольку доставку осуществляет ее работник, в строке "Пункт доставки" (в случае наличия такой строки) можно прописать наименование населенного пункта без указания точного адреса (месторасположения) покупателя интернет-магазина.

- В случае если курьер доставляет товар в отделение почтовой связи для их отправки покупателям путем пересылки, отметим следующее. В зависимости от того, как происходит доставка товара на почту, будет оформлена соответствующая накладная. Если курьер осуществляет ее на автомобиле, то оформляется ТТН, если на общественном транспорте - то ТН. В обоих случаях в строке "Грузополучатель" будет указано название самой организации, а не почтового отделения, поскольку почтовое отделение не является грузополучателем, а осуществляет только пересылку товара. При этом в случае оформления ТТН при передаче в почтовое отделение товара для отправки в разные населенные пункты необходимо выписать на каждый населенный пункт отдельную ТТН и в строке "Пункт разгрузки" указать наименование соответствующего населенного пункта.


Кому же доверить ведение бухучета на аутсорсе?

С необходимостью выбора надежной компании или бухгалтера-предпринимателя для ведения бухгалтерского учета на вашем предприятии ста...